11 NUMMER 7/8 / SEPTEMBER 2022 ONDERNEMER Snel verdiend Fiscaliteit & subsidie vergoeding en de fiscus Umag deze kosten vergoeden als de thuiswerkplek voldoet aan het zelfstandigheidscriterium en als de werkruimte een zelfstandig onderdeel van de woning is. Voor het zelfstandigheidscriterium zie: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/ connect/bldcontentnl/belastingdienst/ zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/ werkruimte_in_de_woning. HOE ONDERZOEKT BELASTINGDIENST VASTE ONKOSTENVERGOEDING? De Belastingdienst kan de werkgever vragen om een nadere onderbouwing van de uitgekeerde vergoeding. Dit kan met een onkostenonderzoek en hiervoor kan de werkgever als volgt te werk gaan: • Een aantal werknemers houdt twee à drie maanden zeer nauwkeurig de gemaakte kosten per kostensoort bij. • De deelnemers moeten vergelijkbare functies binnen de organisatie uitoefenen. Een medewerker van de buitendienst zal namelijk andere onkosten maken dan een commercieel binnendienstmedewerker. Bijvoorbeeld vergelijkbare functies zijn die van de buitendienstmedewerkers die allen een ongeveer gelijk rayon hebben. • In het onderzoek moet duidelijk worden gemaakt of het gaat om een daggeld- of een maandgeldvergoeding. • Let op dat de kosten die werknemers separaat declareren, niet in het onderzoek worden meegenomen. Om er zeker van te zijn dat alles de toets der John A.W.J.M. Brands MBA Directeur Kubus Onderneming Support Kubus Administratieve Dienstverlening en Accountancy john.brands@kubus.nl www.kubus.nl kritiek van de belastingdienst kan doorstaan is het verstandig om de onderzoeksmethode en de hoogte van de vergoedingen vooraf te laten toetsen door de Belastingdienst. HOMOGENE GROEP VAN MEDEWERKERS Een vaste onkostenvergoeding hoeft niet altijd per werknemer apart te worden opgesteld. Het kan zijn dat er binnen een organisatie sprake is van een ‘homogene groep’ werknemers die wat te maken onkosten betreft vergelijkbaar zijn. Denk aan leden van de directie of accountmanagers. Bij een vaste onkostenvergoeding voor een homogene groep moet worden uitgegaan van de gemiddeld te maken kosten. Het kan dus zijn dat in de praktijk een werknemer minder kosten maakt dan hij aan vergoeding ontvangt. De werkgever hoeft de vaste onkostenvergoeding pas aan te passen als de desbetreffende werknemer redelijkerwijs niet meer tot de homogene groep behoort. VASTE BEDRAGEN IN EEN CAO Een groot deel van de beroepsbevolking valt onder een collectieve arbeidsovereenkomst (Cao). Hierin zijn naast primaire zaken zoals loon, vaak ook secundaire arbeidsvoorwaarden opgenomen. Denk hierbij aan een reisonkostenvergoeding of werkkleding. Werkgevers kunnen de voorwaarden die in de Cao staan prima gebruiken bij het opstellen van de vaste onkostenvergoeding. Let er echter wel op dat de Cao niet altijd overeenkomt met de fiscale wetgeving. Een verwijzing naar de Cao is dus niet altijd voldoende als de Belastingdienst een controle uitvoert. ONKOSTEN IN DE WERKKOSTENREGELING Een vaste onbelaste onkostenvergoeding blijft onder de Wkr mogelijk. Deze moet dan wel bestaan uit onkosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of onkosten die als intermediaire kosten zijn aan te merken. Gerichte vrijstellingen zijn geen belast loon voor uw werknemer en gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Gerichte vrijstellingen moet u daarvoor wel aanwijzen als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon. Intermediaire onkosten zijn vergoedingen voor bedragen die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en de werkgever kan deze onbelast vergoeden. Zorg dat u dit van tevoren onderzoekt. U loopt anders het risico dat bij controle de Belastingdienst de hele onkostenvergoeding belast. Voorbeeld van onkosten onderweg voor zakenlunches en -diners. Foto: K8, Unsplash. oeding voor onder meer parkeer- en tolgelden en autokosten tijdens vakanties en weekenden.
RkJQdWJsaXNoZXIy NTI5MDA=